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Leitfaden E-Dissertation

Die Veröffentlichungspflicht für Dissertationen wird durch die Abgabe einer elektronischen Version und sechs gedruckter Exemplare erfüllt. In den Promotionsordnungen der Fachbereiche ist die Möglichkeit vorgesehen, Ihre Dissertation elektronisch zu veröffentlichen. Dafür müssen Sie

Anmeldung auf repOSitorium

Kontakt

Dr. Jost Hindersmann
Elektronische Informationsdienste
Tel.: +49 541 969-4335
E-Mail

Zur Eingabe der Metadaten und dem Einspielen Ihrer Dissertation melden Sie sich bitte mit Ihrer Benutzerkennung der Universität Osnabrück an. Standardmäßig wird bei den Nutzerdaten Ihre E-Mail-Adresse der Universität Osnabrück eingetragen. Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse verwenden, klicken Sie bitte im linken Frame auf den Menupunkt „Benutzerprofil bearbeiten“, tragen Ihre aktuelle E-Mail-Adresse ein und klicken auf den Button „Benutzeraccount aktualisieren“. Über den Menupunkt „Mein repOSitorium“ im linken Frame kommen Sie wieder zu Ihrer Startseite zurück. Klicken Sie dann auf den Button „Eine neue Veröffentlichung starten“ und wählen im folgenden Pulldown-Menu den Punkt „E-Dissertationen“ Ihres Fachbereiches aus.

Metadatensatz

Der Metadatensatz ist die bibliographische Beschreibung der Dissertation (Autor, Titel, Abstract, Schlagwörter etc.). Alle mit einem roten Sternchen versehenen Felder sind Pflichtfelder. Schlagworte können Sie frei wählen. Bitte tragen Sie nur ein Schlagwort pro Feld ein. Bei den anderen Sacherschließungssystemen (DDC, BK, etc.) klicken Sie bitte auf den Link "bitte hier auswählen", wählen den passenden Begriff aus der in einem neuen Fenster angezeigten Liste aus und übernehmen ihn durch Anklicken in das Formular. Klicken Sie sich bitte stets bis zur untersten Ebene in den Sacherschließungssystemen durch. Diese Ebene wird durch das "Zettelsymbol" angezeigt. Bei der DDC und der BK ist dies jeweils die zweite Ebene. Das Abstract geben Sie bitte als Fließtext ein. Zeilenumbrüche sind nicht möglich, ebenso sind keinerlei Schriftauszeichnungen (Hoch- und Tiefstellung, Kursiv, Fett) möglich.

E-Version

Die Universitätsbibliothek benötigt Ihre Dissertation in zwei Versionen: im Präsentationsformat (für alle sichtbar) und im Quellformat (nur für die Administratoren sichtbar).  Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor: Komprimieren Sie Ihre in Word, OpenOffice, LibreOffice oder TeX geschriebene Dissertation und speichern Sie sie im Format "zip" bzw. "tar"“ oder "tar.gz". Als Dateinamen wählen Sie für die komprimierte Datei: thesis_nachname.zip. Außerdem wandeln Sie ihre in Word oder TeX geschriebene Dissertation in eine PDF-Datei um und speichern Sie unter dem Namen thesis_nachname.pdf. Sonderzeichen und Umlaute müssen in den Dateinamen aufgelöst werden. Bitte beachten Sie auch die Kleinschreibung. Beispiel: Die Dissertation von Frau Kirsten Kämmerle müsste also als thesis_kaemmerle.pdf und als thesis_kaemmerle.zip hochgeladen werden. Die PDF-Version darf nicht mit Sicherheitseinschränkungen (z. B. einem Kennwortschutz) versehen sein. Alle Funktionen, insbesondere Drucken und Kopieren, müssen zugelassen werden. Bitte überprüfen Sie auch die Dokumenteigenschaften der PDF-Datei. In der PDF-Version sollten Sie nach Möglichkeit die Überschriften Ihrer Arbeit als "Lesezeichen" übernehmen, um das Navigieren im Text zu erleichtern. Abbildungen sollten eingebunden sein und in einem Format vorliegen, das mit einem herkömmlichen Browser darstellbar ist (gif, jpg oder png). Die Größe der hochzuladenden Dateien unterliegt keinerlei Beschränkung. Nach der Eingabe der Metadaten und dem Hochladen der Dateien haben Sie die Möglichkeit, Ihre Veröffentlichung noch einmal zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. Es besteht auch die Möglichkeit, die eingegebenen Metadaten auszudrucken. Den Ausdruck können Sie als Nachweis der Metadaten zur Vorlage bei der/dem Vorsitzenden des Prüfungsausschusses verwenden. Sie können Ihre Arbeit unter einer Creative Commons Lizenz veröffentlichen. Der vom Senat der Universität Osnabrück erlassenen Verfahrensordnung für Elektronische Dissertationen müssen Sie zustimmen.

Print-Version

Neben der E-Version sehen die Promotionsordnungen die Abgabe von sechs gedruckten Exemplaren Ihrer Dissertation vor, die auf alterungsbeständigem, holz- und säurefreiem Papier (DIN / ISO 9706) ausgedruckt und dauerhaft gebunden (Klebebindung, keine Spiral- oder Klammerbindung!) sein müssen. Diese Exemplare müssen mit der Präsentationsdatei seitengenau übereinstimmen. Am besten erstellen Sie zuerst die Präsentationsdatei und drucken diese dann aus. Das Titelblatt der Dissertation muss mindestens folgende Angaben enthalten: Autor, Titel, Dissertationsvermerk, Universität Osnabrück, Fachbereich, Jahr (siehe Muster). Bitte reichen Sie die gedruckten Exemplare bei Dr. Jost Hindersmann oder der Hochschulschriftenstelle der Universtitätsbibliothek ein. Von den sechs Exemplaren verbleiben drei in der Universitätsbibliothek Osnabrück; die übrigen drei werden gemäß Pflichtexemplarrecht von der Hochschulschriftenstelle der Universitätsibliothek an die Deutsche Nationalbibliothek (Frankfurt/M. und Leipzig) und die Gottfried Wilhelm Leibniz Bibliothek - Niedersächsische Landesbibliothek weitergeleitet.

Formulare

1. Vertrag

Zwischen der Universitätsbibliothek und Ihnen als Doktorandin/Doktorand wird ein Vertrag geschlossen, dessen inhaltliche Gestaltung in der vom Senat der Universität Osnabrück beschlossenen Verfahrensordnung festgelegt ist. Bitte reichen Sie zwei unterschriebene Exemplare des Vertrags bei Dr. Jost Hindersmann oder der Hochschulschriftenstelle der Universitätsbibliothek ein. Bitte tragen Sie im Vertrag Ihre aktuelle Adresse ein, unter der wir Sie erreichen können. Da Sie der Universitätsbibliothek das nicht ausschließliche Recht auf elektronische Distribution der Dissertation einräumen, steht es Ihnen frei, Ihre Dissertation zusätzlich noch in einem Verlag zu veröffentlichen, sofern der Verlag nicht die Löschung der E-Version verlangt.

Vertrag (pdf-Datei)

Verfahrensordnung (pdf-Datei)

2. Eidesstattliche Versicherung

Mit diesem Formular versichern Sie an Eides statt, dass der Sachgehalt des Präsentationsformats mit dem Prüfungsformat übereinstimmt und die Angaben im Metadatensatz korrekt sind. Das Prüfungsformat ist die Dissertation in der Form, die vom Promotionsausschuss als wissenschaftliche Leistung im Sinne der Promotionsordnung angenommen bzw. im Einvernehmen mit der/dem Dekanin/Dekan des Fachbereiches als überarbeitete Fassung genehmigt wurde. Für den Fall, dass das Präsentationsformat gegenüber dem Prüfungsformat Änderungen enthält, müssen diese von der Hauptberichterstatterin / dem Hauptberichterstatter und der Dekanin / dem Dekan genehmigt werden. Von dieser Eidesstattlichen Versicherung reichen Sie bitte ein unterschriebenes Exemplar bei Dr. Jost Hindersmann bzw. der Hochschulschriftenstelle der Universitätsbibliothek ein.

Eidesstattliche Versicherung (pdf-Datei)

3. Schreiben der /des Vorsitzenden des Promotionsausschusses

Die/der Vorsitzende des Promotionsausschusses muss der Leiterin der Universitätsbibliothek gegenüber schriftlich bestätigen, dass

  • alle Promotionsvoraussetzungen, bis auf die Abgabe der Pflichtexemplare, an dem jeweiligen Fachbereich erfüllt wurden,
  • die elektronische Publikation durch die Universitätsbibliothek als Erledigung der Pflichtexemplarregelung der jeweiligen Promotionsordnung anerkannt wird und
  • der Sachgehalt des Metadatensatzes vom Promotionsausschuss in dem Anschreiben aktenkundig festgestellt wird.

Musteranschreiben (pdf-Datei)

Hinweise zur kumulativen E-Dissertation

Wenn Sie eine kumulative E-Dissertation veröffentlichen wollen, so beachten Sie bitte die besonderen rechtlichen Bestimmungen, die in den Hinweisen zur kumulativen E-Dissertation zusammengestellt sind.

Nach dem Hochladen der Dissertation

Sobald die Metadaten und die E-Versionen eingespielt sind, die Print-Version sowie Vertrag, Eidesstattliche Versicherung und Brief der/des Vorsitzenden bei Dr. Jost Hindersmann oder der Hochschulschriftenstelle der Universitätsbibliothek vorliegen, wird Ihre Arbeit freigeschaltet. Sie werden dann per E-Mail benachrichtigt und erhalten Ihre Vertragsausfertigung sowie eine Kopie der Abgabebestätigung per Post.