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Zotero nutzen – Anleitung Schritt für Schritt

Literaturangaben importieren

Zotero ist in den Browser integriert. Die Übernahme bibliographischer Informationen aus dem Internet ist von daher einfach möglich: Wenn ein Übernahme-Symbol in der Adressleiste des Browsers angezeigt wird, kann hierüber ein Zotero-Eintrag mit korrektem Dokumenttyp und vollständigen Metadaten erzeugt werden. Bei Artikeln wird nach Möglichkeit das verlinkte Volltext-PDF automatisch übernommen.
Zeigt das Übernahme-Symbol ein Buch, einen Artikel, ein Bild oder sonstiges Einzeldokument an, wird ein Eintrag in der aktuellen Sammlung erzeugt. Sofern mehrere Elemente für die Übernahme erkannt werden, wird ein Ordner-Symbol angezeigt. Dieses öffnet eine Auswahlbox, aus der die gewünschten Einträge in Zotero übernommen werden können.
Das ist auch bei vielen Datenbanken möglich, so dass die Ergebnisse einer Recherche unverzüglich in eine Literatursammlung übernommen werden können. Mit dem Symbol “Neuen Eintrag aus aktueller Webseite erstellen” lassen sich Webseiten inklusive Screenshot als Eintrag in Zotero speichern; bibliographische Angaben werden dabei nicht berücksichtigt.
Zotero kann Einträge über die Identifier ISBN, Digital Object Identifier (DOI) oder PubMed ID automatisch hinzufügen. Dafür steht ein eigener Menüpunkt “Eintrag per Identifier hinzufügen” zur Verfügung.
Bibliographische Daten können auch manuell über “Neuer Eintrag” in der Zotero-Menüleiste erfasst werden: Nach Auswahl des gewünschten Dokumenttyps können die Metadaten der Quelle in der rechten Spalte hinterlegt werden.
Sammlungen aus anderen Literaturverwaltungsprogrammen lassen sich in Zotero importieren. Folgende Formate werden unterstützt: Zotero RDF, MODS (Metadata Object Description Schema), BibTeX, RIS, Refer/BibIX, Unqualified Dublin Core RDF.

Literaturangaben verwalten & teilen

Anlegen von Sammlungen
Elemente können in Zotero mit Hilfe von Sammlungen, aber auch Tags organisiert werden. Während Tags flexibel und übertragbar sind, gestatten Sammlungen das Anlegen einer hierarchischen Struktur. Nach dem Klick auf den Button "Neue Sammlung“ oberhalb der linken Spalte und der Eingabe eines Namens für die neue Sammlung erscheint diese als Ordner in der Zotero-Bibliothek. Sammlungen lassen sich per Drag & Drop bereits vorhandenen Ordnern unterordnen; alternativ kann man eine neue Untersammlung per Rechtsklick auf eine bereits erstellte Sammlung erzeugen. Um ein Element einer Sammlung hinzuzufügen, wird es in der mittleren Spalte ausgewählt und per Drag & Drop auf die Zielsammlung gezogen. Neue Elemente werden automatisch in der aktuell ausgewählten Sammlung gespeichert. Literaturangaben können mehreren Sammlungen zugeordnet sein, ohne dafür kopiert zu werden: Die Zuordnung zu verschiedenen Sammlungen referenziert jeweils auf denselben Datensatz. Ist eine Sammlung ausgewählt, werden in der mittleren Spalte nur die ihr zugehörigen Elemente angezeigt, "Meine Bibliothek“ hingegen enthält stets alle abgespeicherten Elemente. In der Standardeinstellung werden Elemente, die einer Untersammlung zugeordnet wurden, nicht automatisch in die übergeordnete Sammlung übernommen. Diese Einstellung kann über den Eintrag "recursiveCollections“ geändert werden. Einträge ohne Sammlungszuordnung werden im Ordner "Einträge ohne Sammlung“ angezeigt, der sich unterhalb von "Meine Bibliothek“ in der linken Spalte befindet; auch per Rechtsklick auf "Meine Bibliothek“ und Auswahl von "Einträge ohne Sammlung anzeigen“ lässt sich der Ordner aufrufen.

Kooperatives Arbeiten
Gruppen, die kooperatives Arbeiten ermöglichen, werden über die Zotero-Website unter "Groups" mit “Create New Groups” angelegt. Die Seite kann auch in Zotero über das “Neue Gruppe”-Symbol in der Symbolleiste aufgerufen werden. Es gibt drei Arten von Gruppen, die in puncto Sichtbarkeit und Offenheit differieren: Je nach Kontext und Bedarf kann eine private und unsichtbare Gruppe eingerichtet werden, eine, die öffentlich, aber nur auf Einladung zugänglich ist, oder eine öffentlich sichtbare und frei zugängliche Gruppe.

Weitere Funktionalitäten beim Verwalten von Literaturangaben
Zotero unterstützt außerdem das Anlegen von Notizen zu einzelnen bibliographischen Nachweisen und die manuelle Bearbeitung von Datensätzen. Anleitungen zu diesen und anderen Funktionalitäten liefert die Plattform Zotero.org.

Literaturangaben exportieren

Die flexibelste Variante, dynamische Bibliographien automatisch zu erstellen (oder im Text bzw. in Fußnoten zu zitieren), sind die einfach zu handhabenden Plugins für Textverarbeitungen wie Microsoft Word und OpenOffice bzw. LibreOffice; leider werden nicht alle Versionen der Programme unterstützt. Wird eine neue Zitation ins Manuskript eingefügt, so aktualisiert sich die Bibliographie automatisch und enthält ab sofort den hinzugefügten Eintrag. Und wird der Titel eines Eintrags in der Zotero-Bibliothek verändert, so sorgt ein Klick dafür, diese Änderung in allen Texten zu übernehmen. Um eine Fußnote in ein Textdokument einzufügen, klickt man auf "r.“Z" ("Insert Citation"), wählt die gewünschte Literatur aus und ergänzt die Seitenzahl. Nachträgliche Änderungen von Literaturangaben werden automatisch im Text übernommen.

Literaturverzeichnisse
Es gibt verschiedene Wege, ein Literaturverzeichnis aus der Zotero-Bibliothek zu erstellen. Mittels Drag & Drop etwa können Literaturangaben in ein beliebiges Textfeld eingefügt werden, entweder als reiner Text oder in HTML. Auch direkt aus Zotero können Bibliographien generiert werden. Sollen Literaturnachweise schnell zu einem Aufsatz, einer E-Mail oder einem Blog-Posting hinzugefügt werden, ist "Quick Copy" die passende Lösung: Einträge in der mittleren Spalte werden ausgewählt und in ein beliebiges Textfeld gezogen. Zotero erstellt dann automatisch eine nummerierte und alphabetisch geordnete Bibliographie. Um Zitationen im Fließtext anstelle vollständiger Literaturangaben einzufügen, wird die Umschalttaste vor und während des Ziehens gedrückt.
Für ein Literaturverzeichnis werden ein oder mehrere Einträge markiert, ein Rechtsklick ruft das Kontextmenü auf, in dem die Option “Bibliografie aus ausgewählten Einträgen erstellen” gewählt werden kann. Dann wird ein Zitationsstil ausgesucht, zudem entscheidet man sich an dieser Stelle für eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Als RTF speichern erlaubt es, die Bibliographie als Datei im Rich-Text-Format zu speichern.
  • Als HTML speichern erlaubt es, die Bibliographie als HTML-Datei zur Ansicht in einem Webbrowser zu speichern. In diesem Format werden die bibliographischen Metadaten in das Dokument eingebettet, was es anderen Zotero-Nutzern ermöglicht, die Daten in ihre Bibliothek einzufügen.
  • In Zwischenablage kopieren ermöglicht es, die Bibliographie in die Zwischenablage zu kopieren und von dort in ein beliebiges Textfeld einzufügen.
  • Drucken sendet das Literaturverzeichnis direkt an einen Drucker.

Die Plugins für Word und OpenOffice Writer bieten die meisten Optionen für das Erstellen von Bibliographien.