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RefWorks nutzen – Anleitung Schritt für Schritt

Registrierung

  1. Um RefWorks nutzen zu können, ist ein individueller Account erforderlich: Bitte melden Sie sich auf der Login-Seite für RefWorks mit Ihrer universitären Benutzerkennung (LDAP) an. Geben Sie bei der ersten Anmeldung zur Registrierung einmalig Ihren Namen und eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl an. Das Login bei späteren Anmeldungen erfolgt allein mit der Benutzerkennung. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungsmail.
  2. Nach erfolgter Registrierung sollten Sie sich bereits in Ihrem RefWorks-Account befinden; andernfalls loggen Sie sich ein.

Literaturzitate einbringen

Manuelles Einbringen eines Zitats

  1. Wählen Sie im Hauptmenü "Referenzen".
  2. Klicken Sie auf "Neue Referenz hinzufügen".
  3. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü "Felder verwendet von" den Zitierstil, den Sie normalerweise nutzen. Die Eingabemaske ist dann an diesen speziellen Stil angepasst.
  4. Wählen Sie im Drop-down-Menü "Ref.-Typ" den Publikationstyp (Buch, Aufsatz o. a.), der erfasst werden soll.
  5. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü "Zu Ordnern hinzufügen" den gewünschten Zielordner.
  6. Übertragen Sie die bibliographischen Angaben Ihres Zitats in die vorgesehenen Felder.
  7. Klicken Sie auf "Referenz speichern" unten auf der Seite.

Import eines Zitats unter Nutzung des RefWorks-Suchwerkzeugs
Online-Kataloge wie etwa derjenige der Universitätsbibliothek Osnabrück können direkt aus dem RefWorks-Menü durchsucht werden.

  1. Wählen Sie im Hauptmenü "Suchen".
  2. Klicken Sie auf "Online-Katalog oder Datenbank".
  3. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü "Online-Katalog oder Datenbank" beispielsweise den Online-Katalog der Universitätsbibliothek Osnabrück aus.
  4. Geben Sie Ihre Suchbegriffe in die "Schnellsuche" ein und klicken dann auf "Suchen".
  5. Ein Pop-up-Fenster öffnet sich. Wählen Sie die Titel, die in RefWorks importiert werden sollen.
  6. Wählen Sie den gewünschten Zielordner und klicken auf "Import".
  7. Das Zitat ist nun nach RefWorks kopiert worden und Teil der eigenen bibliographischen Datenbank.
  8. Schließen Sie das Pop-up-Fenster, wenn alle ausgewählten Zitate kopiert worden sind.

Direktimport aus Datenbanken
Viele Datenbanken und E-Journal-Portale verfügen über eine direkte Exportmöglichkeit nach RefWorks, die es ermöglicht, Rechercheergebnisse mit einem Mausklick direkt zu übernehmen. Meistens findet sich diese Funktionalität auf der "Saved Records"-oder "Export"-Seite der jeweiligen Datenbank.

Eine Zusammenstellung der Datenbanken aus dem Angebot der Universitätsbibliothek Osnabrück mit direkter Exportfunktion nach RefWorks findet sich nebst genauen Anleitungen für die einzelnen Ressourcen oder Plattformen auf der entsprechenden Serviceseite.

Rechercheergebnisse aus Datenbanken speichern & importieren
Nicht alle Datenbanken gestatten einen direkten Export bibliographischer Daten in RefWorks. In diesen Fällen können Rechercheergebnisse häufig als Textdatei gespeichert und im nächsten Schritt importiert werden. Die Speicher- und Exportfunktionen verschiedener Datenbanken sind uneinheitlich, von daher empfiehlt sich die Serviceseite der Universitätsbibliothek, auf der neben Datenbanken und Plattformen mit direktem Export auch solche gelistet und beschrieben sind, die die Möglichkeit anbieten, abgespeicherte Suchergebnisse über vordefinierte Import-Filter in RefWorks zu importieren.

Nach dem Speichern in der genutzten Datenbank ist in RefWorks wie folgt vorzugehen:

  1. Nach dem Login wählen Sie im Hauptmenü  zunächst "Referenzen", dann "Importieren".
  2. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü "Import-Filter/Datenquelle" als Importfilter "Universität Osnabrück".
  3. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü "Datenbank" die Ressource, aus der die zu importierenden Daten stammen.
  4. Wählen Sie den gewünschten Zielordner: "In Ordner importieren".
  5. Unter "Textdatei auswählen" wählen Sie über den "Durchsuchen"-Button die .ris/.txt-Datei aus, die zuvor in der Datenbank erstellt wurde: Suchen Sie die Datei mit den gespeicherten Treffern, wählen Sie sie mit "Öffnen" aus.
  6. Klicken Sie unten auf "Importieren".
  7. Die Zitate werden nun in die eigene RefWorks-Datenbank importiert, und zwar standardmäßig in den Ordner "Letzter Import". Von hier können sie nun in einen anderen Zielordner verschoben werden.

Bibliographische Daten verwalten

Ordner und Unterordner anlegen in RefWorks

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuer Ordner".
  2. Geben Sie im Textfeld einen Namen ein, speichern Sie mit "Erstellen".
  3. Klicken Sie zum Erstellen eines Unterordners auf die Schaltfläche "Neuer Ordner".
  4. Klicken Sie auf den Link "Unterordner erstellen".
  5. Wählen Sie einen übergeordneten Ordner für den Unterordner aus, geben Sie im Textfeld "Name des neuen Ordners" einen Namen ein.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen", um den Unterordner zu speichern.

Zitate in Ordnern ablegen

  1. Wählen Sie den Ordner "Letzter Import", der Inhalt erscheint jetzt im Tab "Referenzen".
  2. Markieren Sie die Treffer, die in einen speziellen Ordner übertragen werden sollen.
  3. Wählen Sie über das Icon "Hinzufügen zu" den gewünschten Zielordner und klicken darauf.
  4. Die ausgewählten Treffer sind jetzt im Zielordner abgelegt.

Deskriptoren ergänzen

  1. Wählen Sie den Ordner, in dem Sie arbeiten wollen.
  2. Klicken Sie auf das Icon "Globale Bearbeitung".
  3. Wählen Sie unter "Zu bearbeitende Referenzen", ob die Änderungen bei allen oder nur bei markierten Zitaten wirksam werden sollen.
  4. Von den zur Auswahl angebotenen Optionen: Hinzufügen, Verschieben, Löschen, Ersetzen wählen Sie die Option "Hinzufügen".
  5. Unter "Zu bearbeitendes Feld" wählen Sie das passende aus.
  6. Im nun aufklappenden Textfeld geben Sie Ihre Änderungen ein.
  7. Wählen Sie, ob bereits im Feld vorhandene Daten überschrieben werden sollen oder der neue Text bereits vorhandenen Daten angefügt werden soll.
  8. Klicken Sie zur Bestätigung auf "OK".

Suchen in RefWorks mit der "Lookup"-Funktion
Sie können in den eigenen RefWorks-Ordnern nach Autorennamen, Zeitschriftentiteln und Deskriptoren suchen.

  1. Wählen Sie im Hauptmenü "Suchen".
  2. Klicken Sie zum Beispiel auf "Suche nach Zeitschrift".
  3. Scrollen Sie durch die Liste der Zeitschriftentitel und wählen die Zeitschrift aus, die Sie interessiert.
  4. Sie bekommen alle Zitate angezeigt, die mit diesem Zeitschriftentitel verbunden sind.

Globale Bearbeitung
Die Funktion „Globale Bearbeitung“ bietet vier Optionen zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Referenzen:

  • Hinzufügen: Beliebig viele Daten werden einem ausgewählten Feld hinzugefügt.
  • Verschieben: Der Inhalt eines Feldes wird in ein anderes Feld verschoben.
  • Löschen: Feldinhalte in mehreren Referenzen können gleichzeitig gelöscht werden.
  • Ersetzen: Inhalte innerhalb eines Feldes oder eines Datensatzes werden gesucht und ersetzt.
  1. Wählen Sie den Ordner, in dem Sie arbeiten wollen.
  2. Markieren Sie ggf. die zu bearbeitenden Referenzen einzeln.Klicken Sie auf das Icon "Globale Bearbeitung".
  3. Wählen Sie unter "Zu bearbeitende Referenzen", ob die Änderungen bei allen oder nur bei markierten Zitaten wirksam werden sollen.
  4. Klicken Sie die gewünschte Bearbeitungsoption an, nehmen Sie Ihre Einstellungen vor und bestätigen mit "OK".

Literaturzitate in Texte übernehmen

Erstellen einer Bibliographie

  1. Öffnen Sie den Ordner, aus dem Sie eine Bibliographie erstellen möchten
  2. Klicken Sie auf den Button "Bibliografie erstellen".
  3. Wählen Sie einen Zitierstil, MLA oder APA etwa.
  4. Als Dateityp wählen Sie "Word for Windows (2000 oder neuere)".
  5. Klicken Sie auf "Bibliografie erstellen".
  6. Sie erhalten eine Aufforderung zum Herunterladen der erstellten Datei.

Write-N-Cite nutzen

  • Plug-In herunterladen
    Write-N-Cite ist verfügbar für Windows (XP, Vista, Windows 7, 8, 10) und Mac OS (Version 10.3 und höher).

    1. Loggen Sie sich in RefWorks ein.
    2. Wählen Sie im Hauptmenü "Tools", dort "Write-N-Cite".
    3. Lesen Sie die Anleitung.
    4. Wählen Sie unter "Downloads" das entsprechende Plug-In aus und laden es herunter.
    5. Klicken Sie auf "Datei speichern", wenn ein neues Fenster aufgeht.
    6. Schließen Sie RefWorks; das Logout erfolgt automatisch.
    7. Für PC-Nutzer: Suchen Sie das RefWorks Plug-In auf dem Desktop (wncinstall.exe), klicken Sie darauf. Folgen Sie den Anweisungen; Write-N-Cite installiert sich selbst mit Hilfe des Installationsassistenten. Wenn Sie aufgefordert werden, den Rechner neu zu starten, klicken Sie auf "OK".
      Für Mac-Nutzer: Die Download-Datei sollte sich automatisch entpacken und starten. Andernfalls starten Sie die Datei archive.sitx und öffnen anschließend die Datei Write-N-Cite 1.0.dmg. Kopieren Sie die Anwendung in den Anwendungsordner.
    8. Sie haben das Write-N-Cite-Plug-in erfolgreich installiert.
    9. Nach dem Neustart des Rechners öffnen Sie Microsoft Word: Der rote Write-N-Cite-Button ist in der Werkzeugleiste zu sehen.

  • Literaturzitate übernehmen mit Write-N-Cite

    1. Öffnen Sie Microsoft Word, beginnen Sie mit der Texteingabe.
    2. Wenn Sie an einer Stelle im Text ein Zitat in Klammern angeben wollen, klicken Sie auf das Write-N-Cite-Icon, loggen Sie sich dann in RefWorks ein. (Mac-Nutzer: Starten Sie die Write-N-Cite-Anwendung im Anwendungsordner.)
    3. Im Kopf des Write-N-Cite-Fensters können Sie "Always on the top" markieren, um das Fenster immer im Vordergrund zu halten.
    4. Öffnen Sie Ihre RefWorks-Datenbank, indem Sie im Hauptmenü "Ansicht" wählen und dann "Ordner".
    5. In Ihrem Word-Dokument platzieren Sie den Cursor zwischen den letzten Buchstaben und dem Satzendezeichen, setzen Sie ein Leerzeichen dazwischen.
    6. Wählen Sie ein Literaturzitat aus Ihrer Datenbank und klicken auf den Link "Zitieren".
    7. Fahren Sie mit der Texterfassung fort und nutzen dabei den "Zitieren"-Link.
    8. Sichern Sie Ihr Dokument. Es ist Ihr Hauptdokument, aus dem die endgültige Version erstellt wird.
    9. In der Write-N-Cite-Werkzeugleiste klicken Sie auf "Bibliografie".
    10. Unter "Ausgabestil" wählen Sie das gewünschte Format. Klicken Sie auf "Bibliografie erstellen".
    11. Ein neues Word-Dokument wurde erstellt mit dem Zusatz "Final" vor dem von Ihnen vergebenen Dateinamen.

Alle Literaturzitate exportieren

Diese Funktion kann genutzt werden, um eine Kopie aller eigenen Refworks-Zitate lokal zu sichern oder um sie in ein anderes Literaturverwaltungsprogramm wie EndNote oder ProCite zu importieren.

  1. Wählen Sie im Hauptmenü "Tools".
  2. Klicken Sie auf "Referenzen exportieren".
  3. Unter "Einschließen" markieren Sie "Referenzen aus ...", wählen Sie den Ordner, aus dem Datensätze exportiert werden sollen.
  4. Markieren Sie "RefWorks tagged format" als Exportformat.
  5. Klicken Sie auf "Export in Textdatei".
  6. Ein neues Fenster öffnet sich; es enthält die Zitate im "RefWorks tagged format". Sie können die "Speichern unter"-Funktion Ihres Browsers verwenden, um die Daten als Textdatei an einem beliebigen Ort zu speichern.
  7. Die Datei kann auch als E-Mail verschickt werden. Schließen Sie dazu das Textfenster und gehen zurück zu RefWorks. Dort sehen Sie einen Link "Per Email senden".