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RefWorks-FAQ

Was ist RefWorks? Wie funktioniert die Registrierung?

RefWorks ist ein webbasiertes Literaturverwaltungsprogramm. Es ermöglicht den Nutzenden,

  • bibliographische Angaben von Büchern, Zeitschriftenaufsätzen, Internetquellen etc. aus Online-Datenbanken zu importieren,
  • diese Literaturhinweise nach eigenen Interessengebieten oder Forschungsschwerpunkten zu sortieren,
  • Literaturhinweise in einer Vielzahl von Formaten (z. B. MLA, APA) in Haus-, Examens- oder Doktorarbeiten, Habilitationsschriften und andere Forschungspublikationen einzufügen und Bibliographien zu erstellen.

Die bibliographischen Daten werden auf dem zentralen RefWorks-Server gespeichert und stehen überall dort zur Verfügung, wo Internet-Zugang gewährleistet ist. Um RefWorks nutzen zu können, ist ein individueller Account erforderlich, der sich auf den RefWorks-Seiten der Universitätsbibliothek leicht anlegen lässt. Bitte melden Sie sich mit Ihrer universitären Benutzerkennung (LDAP) an. Geben Sie bei der ersten Anmeldung zur Registrierung einmalig Ihren Namen und eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl an. Das Login bei späteren Anmeldungen erfolgt allein mit der Benutzerkennung. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungsmail mit dem Gruppencode für den Zugriff von außerhalb des Universitätsnetzwerks.

Wie kann ich mich im Universitätsnetz in RefWorks einloggen?

Bitte melden Sie sich auf der Login-Seite für RefWorks mit Ihrer universitären Benutzerkennung (LDAP) an. Geben Sie bei der ersten Anmeldung zur Registrierung einmalig Ihren Namen und eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl an. Das Login bei späteren Anmeldungen erfolgt allein mit der Benutzerkennung.

Wie kann ich außerhalb des Universitätsnetzes auf RefWorks zugreifen?

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Melden Sie sich auf der Login-Seite für RefWorks mit der universitären Benutzerkennung (LDAP) an. Geben Sie bei der ersten Anmeldung zur Registrierung einmalig Ihren Namen und eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl an. Das Login bei späteren Anmeldungen erfolgt allein mit der Benutzerkennung.
  2. Rufen Sie das RefWorks-Anmeldungscenter auf. Geben Sie den Gruppencode ein, der nach erfolgreicher Registrierung in der Bestätigungsmail geschickt wurde. Den Begriff "Athens Users" ignorieren Sie bitte einfach. Nach Eingabe des Gruppencodes werden Sie zur Login-Seite für RefWorks auf der Homepage der Universitätsbibliothek Osnabrück weitergeleitet.

Wie importiert man die Ergebnisse einer Datenbankrecherche in RefWorks?

Bei einer ganzen Reihe von Datenbanken (z. B. von Anbietern wie EBSCO und OVID) wird in der Exportfunktion der Datenbank selbst die Möglichkeit geboten, per Mausklick recherchierte Daten in RefWorks zu importieren. Eine Liste aller für die Universität Osnabrück lizenzierten Datenbanken mit "Direkt-Export" sowie Einzelanleitungen dafür pflegt die Bibliothek auf ihren RefWorks-Serviceseiten. Wie andere Literaturverwaltungsprogramme ermöglicht RefWorks es aber auch, Zitate mit Hilfe von Filtern in Ordner zu importieren, die zuvor im Arbeitsbereich von RefWorks unter der individuellen Kennung angelegt wurden: Im Anschluss an die Literaturrecherche werden die Suchergebnisse im Textformat lokal gespeichert; danach wählt man den speziellen Importfilter für die genutzte Datenbank aus und importiert die Textdatei.

Wie importiert man bibliographische Daten aus dem Online-Katalog der Universitätsbibliothek Osnabrück in RefWorks?

Sowohl der Online-Katalog der Universitätsbibliothek Osnabrück als auch der Gemeinsame Verbundkatalog (GVK) können aus RefWorks über eine Z39.50-Schnittstelle direkt durchsucht werden. Allerdings sind die Suchfunktionalitäten hier deutlich eingeschränkt.

  1. Wählen Sie im Hauptmenü "Suchen".
  2. Klicken Sie auf "Online-Katalog oder Datenbank".
  3. Wählen Sie unter "Suchen" im Pull-down-Menü den Punkt "Online-Katalog UB Osnabrück (OPAC)" bzw. "Gemeinsamer Verbundkatalog (GVK)".
  4. Führen Sie Ihre Suche in der "Schnellsuche" oder "Erweiterten Suche" durch.
  5. Ein neues Fenster öffnet sich. Wählen Sie die Titel aus, die Sie in RefWorks importieren möchten.
  6. Klicken Sie auf "Importieren".
  7. Ein Pop-up-Fenster öffnet sich. Bestätigen Sie mit "OK".
  8. Ihre neuen Einträge erscheinen jetzt im Ordner "Letzter Import" in RefWorks.

Wie kann man Datensätze aus EndNote exportieren und in RefWorks importieren?

Für den Export von Daten aus EndNote muss der richtige Ausgabestil ausgewählt werden: Im File Menu wählen Sie "Output Styles"; öffnen Sie den Style Manager und überprüfen das RefMan(RIS)-Exportformat. Schließen Sie den Style Manager und gehen noch einmal ins File Menu; dort wählen Sie "Output Styles" und das RefMan-Format. Dann wählen Sie die zu exportierenden Literaturdatensätze aus und gehen zum Reference Menu, wo Sie "Show Selected" auswählen (bzw. "Show All", wenn die komplette Datenbank exportiert werden soll). Wählen Sie im File Menu die Option Export, woraufhin ein Dialog gestartet wird, in dessen Verlauf der Speicherort der Exportdatei bestimmt werden kann. Geben Sie einen Dateinamen an und wählen einen Speicherort, an den Sie sich beim Import in RefWorks leicht erinnern können. Wählen Sie "Text" als Speicherformat, klicken Sie auf "Save". Nun starten Sie RefWorks und klicken unter References auf Import. Wählen Sie "Select Desktop Biblio. Mgt. Software" als Importfilter und EndNote als Datenbank. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen die Datei aus, die Sie gerade mit EndNote erstellt haben. Klicken Sie auf Import. Während des Importprozesses wird für jeden importierten Datensatz ein Sternchen hinzugefügt, das das Fortschreiten des Prozesses visualisiert. RefWorks meldet, wenn der Importprozess abgeschlossen ist. Jetzt können die importierten Daten angesehen werden. Für den Import einer kompletten EndNote-Datenbank der Version 8.0 gibt es unter References den Menüpunkt "Import EndNote V8 Database". Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen die Datei aus, die Sie gerade mit EndNote erstellt haben.

Wie exportiert man Datensätze aus RefWorks in eine EndNote-Bibliothek?

Starten Sie RefWorks. Klicken Sie im Menüpunkt References auf die Option Export. Wählen Sie zwischen allen Literaturhinweisen, Ihrer Liste oder einem bestimmten Ordner. Als Exportformat wählen Sie "Bibliographic Software (EndNote, Reference Manager, or ProCite)". Dieses Format wird bisweilen RIS-Format oder Reference Manager Format genannt. Klicken Sie auf "Export to Text File". Die Datei erscheint auf dem Bildschirm. Speichern Sie diese Datei lokal, bevor Sie RefWorks verlassen, und merken Sie sich Speicherort und Dateiname. Öffnen Sie Ihre EndNote Library und wählen Import. Klicken Sie auf "Datei auswählen" und wählen die gespeicherte RefWorks-Datei. Wählen Sie das RIS-Format als Importoption und klicken auf Import.

Wie lassen sich Literaturhinweise in Texte integrieren, wie lassen sich Literaturhinweise und Bibliographie automatisch formatieren?

  1. Das Modul Write-N-Cite ist ein Zusatzprogramm, mit dessen Hilfe es Nutzenden von Microsoft Word (unter Windows und Mac OS) und des Internet Explorers möglich ist, innerhalb ihrer Textverarbeitung eine abgespeckte Version von RefWorks zu nutzen. Diese Version zeigt allein Autor, Titel und Jahr einer bibliographischen Angabe – mit der Option, sich den gesamten Datensatz anzusehen. Mit Write-N-Cite können Literaturhinweise per Mausklick in den Text integriert werden. Im Hauptmenü von RefWorks findet sich unter "Tools" Write-N-Cite mit einer genauen Beschreibung, wo und wie das nützliche Zusatzprogramm heruntergeladen und gestartet werden kann. Dort finden sich auch nähere Angaben über Systemvoraussetzungen für Windows (98 und höher; MS Word 2000 und höher) sowie Mac OS (Mac OS X Version 10.3 und höher; MS Word für Mac 98 und höher).
  2. Sollte die Nutzung von Write-N-Cite nicht möglich sein, können Literaturhinweise wie folgt eingefügt und eine Bibliographie erstellt werden:

    • Öffnen Sie Word, beginnen Sie zu schreiben.
    • Wenn Sie einen Literaturhinweis einfügen wollen, loggen Sie sich bei RefWorks ein.
    • Schalten Sie am Beginn der Literaturliste unter "Switch to" auf die Ansichtsform "One Line/Cite View".
    • Klicken Sie auf das "Cite" neben dem Literaturhinweis, der in den Text eingefügt werden soll.
    • Ein Fenster Citation Viewer öffnet sich. Klicken Sie auf "Select Citation".
    • Im Menü des Fenster klicken Sie auf "Bearbeiten" und dann auf "Kopieren".
    • Gehen Sie zu Ihrem Manuskript und klicken auf die Stelle, an der der Literaturhinweis eingefügt werden soll.
    • Gehen Sie ins Menü "Bearbeiten", wählen Sie "Einfügen".
    • Achten Sie darauf, zum Citation Viewer-Fenster zurückzugehen und mit "Clear" das Einfügen des Literaturhinweises abzuschließen.
    • Sind Sie mit dem Einfügen von Literaturhinweisen fertig, speichern und schließen Sie Ihr Manuskript.

Um eine Bibliographie zu erstellen, klicken Sie auf "Bibliography" im Hauptmenu von RefWorks. Wählen Sie ein Darstellungsformat (z. B. MLA, APA) aus dem Pull-Down-Menu der Ausgabeformate. Wählen Sie Format "Paper and Bibliography". Klicken Sie auf "Durchsuchen", um die Datei mit Ihrem Manuskript auszuwählen. RefWorks fügt dem Dokument automatisch Literaturhinweise und Bibliographie hinzu. Ist der Vorgang abgeschlossen, vergessen Sie bitte nicht, Ihr Manuskript zu speichern.

Wie kann man die gesamte RefWorks-Literaturliste exportieren?

Sollen Literaturlisten vollständig oder zum Teil exportiert werden, können die Daten in eine Form exportiert werden, die sich in ein anderes Literaturverwaltungsprogramm importieren lässt: wie z. B. im Fall von EndNote in eine Datei mit durch Kommata getrennten Einträgen oder eine Text- oder Word-Datei (eine formatierte Bibliographie etwa oder eine Liste von Literaturhinweisen).

Kann man RefWorks auch mit LaTeX nutzen und Literaturlisten entsprechend formatieren?

RefWorks kann Daten ins BibTeX Format exportieren. Hierbei wird die RefWorks Ref-ID als Aufrufkriterium verwendet; so können die exportierten Daten vollständig in LaTeX für die Erstellung von Bibliographien verwendet werden.

Wohin wendet man sich mit der Anfrage nach einem neuen RefWorks-Filter für Datenbanken, für die es noch keinen gibt?

RefWorks hat für viele Datenbanken und Informationsanbieter Filter erstellen lassen, damit bibliographische Daten aus diesen Datenbanken leicht in RefWorks importiert werden können. Sollte es für eine von Ihnen genutzte Datenbank noch keinen Filter geben, kann er bei RefWorks angefragt werden. Im Hauptmenü von RefWorks findet sich unter dem Menüpunkt "Help" der Eintrag "Request". Dort können Sie Importfilter, Ausgabestile oder die Freischaltung von Z39.50-fähigen Bibliothekskatalogen anfragen. Allerdings wird es aufgrund der jeweiligen Datenbankstruktur nicht in allen Fällen möglich sein, einen adäquaten Filter zu erstellen.

Wo gibt es weitere Hilfe zu RefWorks?

Ausführliche englischsprachige Hilfen für den Umgang mit dem Literaturverwaltungsprogramm RefWorks werden im Hauptmenü unter "Help" angeboten, wobei das Tutorial für englischsprechende Benutzerinnen und Benutzer besonders empfehlenswert ist. Weitere Hilfestellung bieten die spezifischen Hilfeseiten.